電話マナー、これで完璧！？ビジネスシーンで役立つ電話の基礎知識電話マナーとは！？
💡 取引先への電話をかける際の適切な時間帯や、上司への電話のマナーについて解説します。
💡 目上の方への電話のかけ方、言葉遣い、会話のポイントを分かりやすく説明します。
💡 電話の第一声、適切な時間帯、具体的な例文などを紹介します。
それでは、最初のテーマに入っていきましょう。
取引先への電話：昼休み・休憩時間、上司への電話マナー
なるほど、昼休みの電話は、相手の状況によって注意が必要ですね。
✅ 昼休みの時間帯に電話をかけることは、相手が席を外している可能性が高いため、避けたほうが無難です。ただし、休憩時間が明確でない場合や、飲食店など接客対応がある業種の場合は、昼休みの電話が都合が良いケースもあります。
✅ 昼休みの時間帯に電話をする際は、相手の都合を確認し、お詫びの言葉を伝えることが大切です。また、電話がつながらなかった場合は、留守電にメッセージを残しましょう。
✅ 電話をかける時間帯は、相手の業務時間や会社の規模、関係性などを考慮し、失礼のない時間帯を選びましょう。特に、初めての取引先や上司への電話は、午前中の早い時間帯や午後の早い時間帯がおすすめです。
さらに読む ⇒
U-NOTEユーノート - 仕事を楽しく、毎日をかっこ良く。 -出典/画像元: https://u-note.me/note/47489066相手の立場に立って、電話をかける時間を選ぶことが大切ですね。
取引先に電話をかける際に、昼休みや休憩時間に連絡をするのはマナー違反ではありません。しかし、相手が席を外している可能性を考慮すると、業務時間内に連絡をするのが望ましいでしょう。ただし、接客対応がある業種など、昼休み時間に電話をした方が都合が良いケースもあります。昼休みに電話をする際は、相手の都合を確認し、お詫びの言葉を添えましょう。電話がつながらなかった場合は、留守電にメッセージを残すようにしましょう。電話をかける時間帯に関しては、相手の業務時間や会社の就業時間を考慮し、相手に迷惑をかけないよう注意が必要です。上司への電話対応では、電話をかける前に内容を整理し、時間があるか確認することが重要です。また、元気よくはっきりと話すこと、要件を簡潔に伝えること、緊急の場合はその旨を伝え、所要時間を伝えることも大切です。上司への電話は緊張するかもしれませんが、基本的なマナーを守ればスムーズに対応できます。
そうやねー、昼休みとかに電話するのは、ちょっと迷惑かなー。
目上の方への電話：事前準備、言葉遣い、会話のポイント
目上の方への電話は、特に丁寧な言葉遣いを心がけることが重要ですね。
✅ 電話対応は、会社の顔として、明るくハキハキとした声で、丁寧な対応をすることが重要です。
✅ 電話を受ける際は、3コール以内に電話に出るようにし、相手の名前をしっかり確認して、用件を丁寧に聞き取るようにしましょう。
✅ 電話をかける際は、相手に失礼のないように、事前に用件を整理し、相手に分かりやすく説明するようにしましょう。
さらに読む ⇒転職はマイナビ転職-豊富な転職情報で支援する転職サイト出典/画像元: https://tenshoku.mynavi.jp/knowhow/caripedia/201/事前準備をしっかりとして、相手に失礼のない電話をかけられるように心がけたいですね。
目上の人に電話をかける際は、目的を明確にし、必要な資料を準備するなどの事前準備を行いましょう。電話の目的を最初に伝え、長電話にならないように時間配分を意識することが重要です。不明な点はそのままにせず、質問をして理解を深めましょう。さらに、電話後のフォローアップを行い、会話した内容の認識を共有することも大切です。目上の人に電話をかける際には、敬語を正しく使い、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。また、話し方はゆっくりと、声のトーンは落ち着いて話すことが重要です。メモを取りながら会話をすることで、内容を正確に理解し、後から確認することができます。
あら、昔は、電話なんて、もっと気軽にかけたものよ。今の若い者は、かしこまりました。
電話のマナー：第一声、適切な時間帯、例文
電話の第一声は、相手に好印象を与えられるように、明るくハキハキと話すことが大切ですね。
✅ 企業への電話をかける際は、時間帯、環境、そして電話マナーに気を配ることが重要です。特に就活生は、電話での第一印象が選考に大きく影響するため、適切なマナーを身につける必要があります。
✅ 電話をかける時間帯は、企業の営業時間内かつ、業務に集中しやすい時間帯である10時〜16時が望ましいです。また、昼休みや始業・終業直後は避けるべきです。
✅ 電話をかける際は、静かな環境を確保し、周囲の雑音が入らないように注意することが大切です。また、メモを用意することで、重要な情報を聞き逃さずに、スムーズな会話が期待できます。
さらに読む ⇒就活の未来 | 就活のマナーからインターンシップ･ES･面接通過､内定など、誰も教えてくれない就活の真実を公開。就職活動支援の決定版サイト。出典/画像元: https://shukatsu-mirai.com/archives/37793電話をかける時間帯や、状況に応じて、適切な言葉遣いを使い分けたいですね。
電話をかける際の第一声の例や、目上の人に電話をかけてもよい時間帯についても詳しく解説しています。さらに、さまざまな場面における電話の例文も紹介しています。電話のマナーを身につけることで、信頼関係を構築し、業務を円滑に進めることができます。
電話の仕方とか、そんなん知らんかったわー。
電話対応：基本的な注意点
電話応対は、会社の顔として、丁寧な対応をすることが大切ですね。
✅ この記事は、電話応対の基礎をフローチャートを用いて解説したもので、特に新人が電話応対をする上で戸惑う部分に焦点を当てています。
✅ 電話を受ける際の3つの心構えとして、会社を代表する意識を持つこと、丁寧な言葉遣いをすること、聞き取れない場合は再確認をすることの重要性を説明しています。
✅ また、電話応対の流れをフローチャートで示し、受話器を取ってから相手に伝言メモを残すまでの具体的な手順と、各場面における注意点や例文を詳しく解説しています。
さらに読む ⇒総合ITソリューションのセラク出典/画像元: https://www.seraku.co.jp/tectec-note/recruit/howoto_calling/フローチャートで、電話応対の流れが分かりやすく説明されていますね。
オフィスで働く際に頻繁に発生する電話対応は、会社の印象を左右する重要な要素です。会社の顔としての意識を持ち、明るくハキハキとした話し方を心がけましょう。職場のルールを確認し、受話器を取る際のあいさつやコール数など、会社独自のルールに従いましょう。電話が鳴ったら素早く受話器を取り、長く待たせてしまった場合は、お詫びの言葉を添えましょう。相手の氏名や会社名を正確に聞き取り、聞き間違いを防ぐために、聞き取った情報は復唱して確認しましょう。保留にする際は、「少々お待ちください」など、丁寧な言葉で伝えましょう。担当者が不在の場合は、その旨を伝え、不在の理由を簡単に説明しましょう。折り返しの連絡を希望するか、電話対応者が対応できる範囲を尋ねましょう。
電話対応は、意外と難しいよね。でも、このフローチャート見れば、何とかなるかな。
現代における電話：多様化する連絡手段と配慮
ビジネスチャットの普及によって、電話の重要性は変化していますね。
公開日:2023/10/20
✅ ビジネスチャットが普及した背景は、テレワークや在宅勤務の増加に伴い、従来のメールよりもスピーディーな情報共有や連絡伝達が必要になったことです。チャットはリアルタイムでの会話や画像・動画・ファイルのやり取りが容易で、ビジネスシーンにおいて実用的なツールとして普及しました。
✅ ビジネスチャット利用における基本マナーとしては、敬語の使用、結論を先に述べる、発言の種別を明確にする、挨拶は不要、スタンプなどを使って反応する、簡潔な文章、迅速な返信などが挙げられます。
✅ ビジネスチャットで避けるべきNG行為には、言い争いや議論になるような発言、業務外の雑談、返信時間の遅延などがあります。また、チャットツールの機能を理解し、テキストチャット、グループチャット、メンション、チャット内容検索、音声通話・ビデオ通話、画像・ファイルの保存と共有、カレンダー機能、掲示板機能などを適切に活用することが重要です。
さらに読む ⇒Huddler（ハドラー）- オールインワン情報マネジメントツール出典/画像元: https://service.huddler.app/blog/chat-mnner/現代においても、電話は重要なコミュニケーション手段の一つですが、相手への配慮を忘れずに、適切な手段を選ぶことが大切ですね。
近年、ビジネスチャットやビデオ通話など、連絡手段が多様化したことで、電話の重要性は変化しています。従来のように「いきなり電話をかける」ことは、相手への配慮が欠如していると捉えられ、失礼にあたる可能性があります。電話が失礼とされる理由は、相手の状況を考慮せず、仕事中の集中を妨げたり、緊急度・重要度の認識が異なる可能性がある点、そして会話内容が記録に残らない点にあります。電話をかける際は、相手の状況や緊急度を考慮し、事前に連絡を入れてから電話をかけるなど、相手への配慮を心がけることが大切です。また、重要な内容や記録を残す必要がある場合は、メールやチャットを使用するなど、適切な手段を選ぶようにしましょう。
あら、今の若い者は、電話を使うのが下手になったのかしら？
電話マナーは、ビジネスシーンにおいて重要な要素です。相手への配慮を忘れずに、適切な電話対応を心がけましょう。
💡 電話をかける時間帯は、相手の業務時間や関係性を考慮し、失礼のない時間帯を選びましょう。
💡 目上の方への電話は、敬語を正しく使い、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
💡 電話応対は、会社の顔として、明るくハキハキとした声で、丁寧な対応をすることが重要です。
