会議効率化の事例と効果的な手法を紹介！

会議の目的やゴール、資料などを事前に共有すること。会議＝コストという認識を持つこと。参加者を限定すること。

会議の効率化を妨げる一因は、事前の段取りや役割分担ができていないことである。会議の効率化には、会議の目的やゴール、資料などを事前に共有することが必要である。また、会議をコストと認識し、参加者を限定することも効果的である。 詳しくみる ⇒ 参照元: 会議を効率化する9の手法とツールとは。会議効率化に取り組む事...

会議の目的や議題を踏まえて、適切な参加人数と時間を設定し、開始・終了時刻を厳守し、会議中の役割を明確にする必要があります。

会議の効率化のためには、以下のルールが必要です。まず、会議の目的や議題を踏まえて、適切な参加人数と時間を設定することが重要です。また、会議の時間は90分以内に収めるのが望ましいとされています。議題が多い場合には、小休憩を取ったり、議題ごとに休憩時間を設けるなどの工夫が有効です。さらに、会議の開始・終了時刻を厳守することも重要です。参加者が集まらずに会議が始められない状況や、議論が長引いて予定時刻に終わらない状況は避けるべきです。主催者や参加者は時間厳守を徹底し、開始前に集合を呼びかけたり、終了時刻の5分前に宣言をするなどの工夫が効果的です。さらに、会議中の役割を先に決めることも効率的な会議運営に必要です。ファシリテーターやタイムキーパー、議事録担当などの役割を明確にしておくことで、議論の進行や時間管理、議事録の作成などがスムーズに行われます。 詳しくみる ⇒ 参照元: 会議を効率化する9の手法とツールとは。会議効率化に取り組む事...

Google LLCでは、会議ごとに「意思決定者」を指名しており、カルビー株式会社では会議資料および会議そのものの削減を進めています。

企業によって会議の回数や規模は異なるものの、共通課題ともいえるのが「会議の効率化」です。会議の効率化に成功した企業の事例を3つ紹介します。Google LLCでは、会議ごとに「意思決定者」を指名しており、意思決定者に会議の主宰責任を負わせることで生産効率の高い会議を実現しています。カルビー株式会社では、会議資料および会議そのものの削減を進めており、新CEOによって「ノーミーティング、ノーメモ」すなわち「会議不要、資料不要」という提案がなされています。 詳しくみる ⇒ 参照元: 【事例に学ぶ】会議を効率化するには？実践可能な手法や改善点と...

会議が本当に開催する必要があるか見極めることです。

会議効率化のコツ5つでは、具体的にどのように会議を効率化できるのか？５つのコツを解説していきます。第一のポイントは、「会議が本当に開催する必要があるか見極めること」です。会議を通して何をしたいのかを明確にし、必要性を見極めることが重要です。会議が必要でない場合は、適切な代替方法に切り替えることも大切です。また、開催は必要だけど部分的には改善できる場合もあります。 詳しくみる ⇒ 参照元: 知らないと損！会議効率を「劇的に」改善する5つのコツ【業務改...

会議の効率化によって、業務効率が向上し、時間と労力を節約することができます。

会議の効率化によって、業務効率が向上し、時間と労力を節約することができます。会議にはさまざまな業務が関わっており、頻繁に行われることが多いため、効率化は重要です。無駄な会議を減らし、必要な会議に集中することで、チームの時間と労力を有効活用することができます。会議の目的や議題を明確にし、事前準備や議事録の作成などの業務を効率的に行うことで、会議時間を短縮することも可能です。効率化を進めることで、チームの生産性を向上させることができます。 詳しくみる ⇒ 参照元: 知らないと損！会議効率を「劇的に」改善する5つのコツ【業務改...

参加者全員で共有し、会議に臨むと良いでしょう。

会議のゴールを設定することは重要です。参加者全員で共有し、会議に臨むと良いでしょう。また、役割分担会議の参加者内で役割分担を決めておくことも必要です。特に、リーダーと司会者という2つの役割については、誰が行うか明確にしておきましょう。役割分担を決めたらその他の参加者は越権行為を慎み、スムーズで効率的な会議の運営に協力するようにします。会議資料を早めに作成し、参加者へ事前送付しておくと良いケースもあります。前もって資料に目を通しておけば内容の予習ができ、会議の目的やゴールに対する理解も深まりやすいためです。 詳しくみる ⇒ 参照元: 【事例に学ぶ】会議を効率化するには？実践可能な手法や改善点と...

会議に参加するメンバーは時間を意識しましょう。

参加メンバーが時間を意識して会議に参加することで、より効果的な会議を進めることができます。Googleでは会議中にプロジェクターへタイマーを映し出し、全員が時間を意識できる取り組みをしています。また、会議に参加しやすいようにスケジュールを組むことも重要です。参加者が他の仕事に左右されずに会議に集中できる日を見つけてスケジュールを組むようにしましょう。さらに、ムダな発言に気をつけることや、司会進行役を1人用意することも会議の効率化に役立ちます。 詳しくみる ⇒ 参照元: 会議の生産性を上げる15の取組み事例

事前に会議のゴールを伝えて事前準備を促すことと、前日までに資料を参加者に配布することが効果的です。

会議を効率的に進めるための取り組みとして、以下の2つが挙げられます。1つ目は、事前に会議のゴールを伝えて事前準備を促すことです。参加者が会議の目的やゴールを共有していないと、会議がムダになる可能性が高くなります。そのため、運営側は事前に目的を伝え、参加者にも目的を共有してもらうようにする必要があります。2つ目は、前日までに資料を参加者に配布することです。会議中に資料を見る時間を確保するためにも、資料は前日までに準備して配布し、参加者に事前に内容を理解してもらうようにします。また、参加者は資料の不明な点などを洗い出しておき、会議中に質問ができるように準備しておくことも重要です。これらの取り組みによって、会議のムダを減らし、効率的に会議を進めることができます。 詳しくみる ⇒ 参照元: 会議の生産性を上げる15の取組み事例

専門用語をなるべく使わずに簡単な言葉を使って意見の交換や報告をすることが重要です。

専門用語を使った会話は簡単に話を進めることができると思いますが、理解や共有が妨げられてしまう時もしばしばあります。専門用語は人によって解釈や理解が少しずれている場合もあるので、簡単な言葉を用いて専門用語をなるべく使わずに意見の交換や、報告ができるようにしてみましょう。もしその会議に会社の部外者などが参加する場合はなおさら専門用語は避けたほうがいいでしょう。 詳しくみる ⇒ 参照元: 会議の生産性を上げる15の取組み事例